Ein digitaler Schritt, der zugleich die Unternehmenskultur verändert: GISA hat für die envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM) eine IT-Plattform entwickelt, mit deren Hilfe jetzt die Geschäftspost des Energiedienstleisters digitalisiert und archiviert wird. Ziel des Energieversorgers war es, Prozesse deutlich effizienter zu gestalten und Unternehmenswissen standortunabhängig digital zur Verfügung zu stellen.
Die Umstellung hin zu digitalisierten Prozessen bedeutetet für enviaM nicht nur einen technischen, sondern auch einen kulturellen Wandel. „Für unsere Organisation stand bei der Digitalisierung von Dokumenten ein echter Paradigmenwechsel an“, erklärt Dirk Benndorf als IT-Projektleiter bei enviaM. Denn die Administration der Geschäftspost bestand aus Prozessen, „die historisch gewachsen sind. Die vertrauten Gewohnheiten im Zuge der Digitalisierung zu verändern, war eine Herausforderung, aber auch eine echte Chance, die wir genutzt haben.“
Gemeinsam mit GISA entwickelte enviaM eine Lösung, in der alle Arbeitsschritte vom Dokumenteneingang bis zur revisionssicheren digitalen Ablage abgedeckt werden. Grundlage ist eine IT-Infrastruktur, die für die einzelnen Schritte und Funktionalitäten verschiedene Anwendungen vorsieht, deren Kommunikation über eine zentrale Plattform stattfindet. Dabei wurden sowohl neue Lösungen geschaffen als auch bestehende eingebunden. Zum Einsatz kommen unter anderem:
▪ ReplyOne für intelligentes Dokumentenrouting
▪ Ceyoniq nscale zur Bearbeitung & Archivierung digitalisierter Dokumente
▪ CoMem als semantischer Wissensdienst
▪ Freigabe-Cockpit für alle Mitarbeitenden und Entscheidenden.
Für die reibungslose Kommunikation der unterschiedlichen Lösungen etablierte GISA die inubit-Plattform als zentrale Drehscheibe und Übersetzer für die Daten aus allen Anwendungen.