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Der Einsatz von Scanlösungen zur Optimierung des Verwaltungsalltags

In Verwaltungsabteilungen und Behörden gehört die Bearbeitung von Anträgen und anderen Papierdokumenten zum Alltag. Häufig ist es der Fall, dass bereits ausgefüllte Dokumente von Mitarbeitern nochmals manuell ins Computersystem eingetragen werden müssen. Diese erneute Eingabe von Informationen kann durch den Einsatz von Scanprogrammen mit Optical Character Recognition (OCR) vermieden werden, da die Dokumenteninhalte beim Scannen erkannt und digital bereitgestellt werden können.

Mit umfangreichen Scanprogrammen, wie beispielsweise Drivve | Image™, ist es außerdem möglich, dass Anträge und Formulare sowie alle weiteren anfallenden Dokumente kategorisiert und unter vordefinierten Pfaden abgelegt werden, sodass die Sortierung weitestgehend automatisch funktioniert und ein Speicher- & Archivsystem durchgehend eingehalten wird. Der Vorteil für Verwaltungsabteilungen und Behörden ist hierbei, dass nicht jeder Mitarbeiter erneut überlegen und entsprechend des Sachverhalts entscheiden muss, wo das Dokument ablegt werden soll, sondern der Speicherort vorab im System festgelegt wird. Somit ist es auch für Kollegen möglich, diese Dokumente schnell und problemlos zu finden, da nur ein Ablageschema entlang des Prozessverlaufs verwendet wird.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die OCR die Dokumente nicht nur auslesbar, sondern auch durchsuchbar gemacht werden. Somit ist es bei Speicherung der Dokumente an einem zentralen Ort für berechtigte Mitarbeiter möglich, alle Dokumente, sowohl gescannte als auch direkt digital angelegte, zu durchsuchen und gewünschte Informationen schnell aufzufinden, was sich z.B. in niedrigeren Personalkosten aufgrund von Zeiteinsparung wiederspiegelt.

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Maximilianallee 2
04129 Leipzig
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Ansprechpartner

Marcus Putschli,
Vorstand e-dox AG

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Tel. 0341 3 03 45 90

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