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Der Einsatz von DMS-Lösungen bei der Hausverwaltungsfirma "Schöner Wohnen AG"

Die Hausverwaltungsfirma "Schöner Wohnen AG" (hypothetisches Beispiel) setzt in ihrem Unternehmensalltag verschiedene Software für das Dokumentenmanagement ein. Mit Hilfe dieser ist es möglich, dass Briefe, Rechnungen und weitere Papierdokumente nicht mehr ausgedruckt und in Aktenordnern abgelegt werden müssen, sondern die Dateien im zentralen System auf einem Server abgespeichert werden. So sind alle berechtigten Mitarbeiter im Stande, diese Dateien aufzusuchen und einzusehen.

Für den Fall, dass ein Mieter telefonische Auskunft über einen Sachverhalt erfragt, kann nicht nur der involvierte Mitarbeiter diese Auskunft erteilen, sondern auch andere berechtigte Mitarbeiter haben die Möglichkeit, durch Suchfunktionen die entsprechenden Dateien aufzufinden und somit dem Mieter Auskunft darüber geben zu können. Dies ist für die "Schöner Wohnen AG" besonders hilfreich, wenn ein Mitarbeiter aus welchem Grund auch immer nicht erreichbar ist, da der Unternehmensalltag nicht stagniert und Sachlagen schnellstmöglich bearbeitet werden müssen, um die Unternehmensziele zu verwirklichen.

Ein zusätzlicher, nicht zu unterschätzender Nutzen für die "Schöner Wohnen AG" ist die Einsparung von gedruckten Unterlagen und die daraus resultierende Verringerung der Kosten von Druckmaterialien, da Dokumente nicht mehr in Papierform sondern digital archiviert werden.

e-dox AG

Maximilianallee 2
04129 Leipzig
www.e-dox.ag

Ansprechpartner

Marcus Putschli,
Vorstand e-dox AG

Maximilianallee 2
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Tel. 0341 3 03 45 90

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