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Dokumentenmanagement – Daten digital verwalten, speichern und archivieren

Dokumentenmanagement beschreibt die digitale Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Daten. Besonders im Unternehmen ist das zeitgleiche und digitale Arbeiten an Dokumenten von höchster Priorität. Mithilfe eines guten Dokumentenmanagements können Geschäftsdokumente per Scanner digitalisiert und mittels OCR durchsuchbar gemacht werden. Die Daten werden nach Erfassung am Multifunktionsgerät direkt online bzw. in der Cloud gespeichert und stehen anschließend zur Weiterverarbeitung bereit. Dies ermöglicht Mitarbeitern einen flexiblen Zugriff auf sämtliche Dokumente.

Bei einer Verwendung einer vollständig browserbasierten DMS-Lösung bedarf es keiner weiteren Softwareinstallation, da alle Funktionalitäten über einen Webbrowser bedient werden können. Für mobile Endgeräte stehen, neben der Möglichkeit der Bedienung über den Browser, entsprechende Apps zur Verfügung. Das Dokumentenmanagement kann als private Cloud oder als On-Premise Installation in den Unternehmensalltag integriert werden. Wichtige Geschäftsdokumente sind so immer verfügbar und können bei Bedarf abgerufen werden.

Eine umfangreiche Suchfunktion durchsucht in Kürze den Inhalt aller im System befindlichen Dokumente und gibt Ausschnitte mit den gefundenen Suchbegriffen wieder. So wird das aufwendige Sichten von Papierunterlagen vermieden und es bleibt mehr Zeit, sich auf das Wesentliche im Unternehmen zu konzentrieren.

Die Verwaltung von Zugriffsrechten erlaubt den Schutz sensibler Daten bis auf Objektebene. Nutzern oder Gruppen können Lese-, Schreib- oder Verwaltungsrechte zugewiesen oder der Zugriff komplett untersagt werden.

Über das Versionsmanagement können Änderungen an Dokumenten nachvollzogen werden. Bei Fehlern besteht die Möglichkeit, zur vorherigen Version zurückzukehren.

Ansprechpartner

Marcus Putschli,
Vorstand e-dox AG

Maximilianallee 2
04129 Leipzig
Tel. 0341 3 03 45 90

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