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Referenz Unfallkasse Sachsen-Anhalt - Elektronische Schriftgutverwaltung mit proGOV

Papierlose Fallbearbeitung

Die gesetzlichen Innungs-, Betriebs- und Unfallkassen waren schon immer Vorreiter
bei der Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) – sei es als digitale
Unterschrift am Arbeitsplatz oder im Rahmen der Medienbruchbestätigung bei
gescannten und zur Vernichtung vorgesehenen SGB IV-Unterlagen. Bereits seit dem
Jahr 2006 setzt die Unfallkasse Sachsen-Anhalt bei der elektronischen Erfassung von
Papierdokumenten die Sicherheitsplattform proGOV zur Massensignatur im Scan-
Prozess ein.

Im Zusammenhang mit der Einführung der unfallkassen-spezifischen
Fachsoftware GUSO ² wurde die notwendige Beweiswerterhaltung der qualifizierten signierten Dokumente im Archivsystem realisiert. Damit kann die Unfallkasse Sachsen-
Anhalt einen vollständig papierlosen Prozess zur Fallbearbeitung vom Posteingang
bis zur Langzeitarchivierung vorweisen.

Mehr Effizienz und weniger Kosten

Auslöser des Projektes war die Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement/Archivsystem mit dem Ziel, die Papierarchive aufzulösen. Dies wird bei der Unfallkasse Sachsen-Anhalt durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Ablage in einem Dokumenten-Management-System (DMS) revisionssicher und medienbruchfrei erreicht.

Die eingesetzte procilon-Lösung ergänzt die gescannten Dokumente vor Überführung an ein Dokumentenmanagementsystem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur je Dokumentenseite. Ein signierender Mitarbeiter bestätigt mit seiner elektronischen Unterschrift, dass die eingescannten Dokumente inhaltsgleich in elektronische Dokumente überführt werden. Dafür ist nach der Durchführung einer Sichtprüfung (Stichprobe) nur eine PIN-Eingabe für die Erzeugung von mehreren Signaturen auf einem oder mehreren Dokumentenstapeln notwendig. Art und Umfang der Stichprobe lassen sich einfach konfigurieren.

Durch dieses Verfahren werden rechtskonform und effizient Signaturen in kurzer Zeit erzeugt. Mit der zur Verfügung gestellten API wurde die komplette fachliche Funktionalität der Sichtprüfung, Massensignaturerzeugung und -prüfung mit wenig Integrationsaufwand in der Capture-Lösung realisiert und die Integration im entsprechenden DMS/Archiv-System sichergestellt. Mit dem Signaturserver wird backendseitig die Massensignatur- und Berechtigungsprüfung durchgeführt, sowie die Langzeitarchivierung der signaturrelevanten Daten sichergestellt.

Beweiswert elektronischer Dokumente

Im Unterschied zu Papierdokumenten kann die Beweiseignung elektronisch signierter Dokumente mit der Zeit abnehmen. Ursachen dafür sind insbesondere, dass die verwendeten kryptografischen Algorithmen und Schlüssel im Laufe der Zeit ihre Sicherheitseignung verlieren (können). Es ist zusätzlich nicht immer gewährleistet, dass die für die Überprüfung von Zertifikaten notwendigen Verzeichnisse und Unterlagen über 30 Jahre und mehr verfügbar sind. Dabei ist die Möglichkeit zur Prüfung bzw. Verifizierung der angebrachten Signaturen zu bestimmten Zeitpunkten (z.B.: Prüfung durch das Gericht) zu beachten.

Das Signaturgesetz schreibt vor, dass elektronisch signierte Dokumente zum Erhalt ihres Beweiswertes spätestens nach Ablauf der verwendeten Signatur-Algorithmen mit einem qualifizierten Zeitstempel nach § 17 Satz 3 SigV unter Einbeziehung früherer Signaturen 'nachsigniert' werden müssen. Entsprechend empfiehlt das BVA-Prüfhandbuch schon seit 2011 den Einsatz der TR ESOR als standardisiertes Mittel der Beweiswerterhaltung und legt ihrer Prüfung diese Technische Richtlinie - Nr. 03125, kurz TR ESOR – auch zugrunde.

proGOV als zentrale Integrationskomponente

proGOV ist in der Lage, die Vertrauenswürdigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente über lange Zeiträume zu erhalten. Grundlage der technologischen Umsetzung ist die Technische Richtlinie des BSI Nr. 03125, insbesondere die Ausführungen zum ArchiSig-Modul.

Spätestens nach Ablauf der Gültigkeit der Signatur-Algorithmen sind die Daten mit
einer neuen qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (SigV). Diese muss
keine persönliche Signatur sein, es genügen qualifizierte Zeitstempel im Sinn des
§ 17 Satz 3 SigV, sowie der Einschluss früherer Signaturen.

Realisiert wird dies durch einen Hashwerteintrag von Dokument und Signatur im
HashTree. Der periodische (tägliche) Abschluss des HashTrees durch Zeitstempel
sichert den lückenlosen Vollständigkeitsbeweis des Archivs. Die Beweisbarkeit der
Chronologie und Abfolge der Archivierungszeitpunkte stellt ArchiSig Konformität und
Compliance her.

procilon GROUP

Leipziger Straße 110
04425 Taucha bei Leipzig
www.procilon.de

Ansprechpartner

Andreas Liefeith,
procilon GROUP

Leipziger Straße 110
04425 Taucha bei Leipzig
Tel. 034298 48 78 10

mail

Kurz-Info

Anwender
Unfallkasse Sachsen-Anhalt

Branche
Gesundheitswesen

Herausforderung

  • Beweiswerterhaltung qualifiziert signierter elektronischer Dokumente die durch ersetzendes Scannen entstanden sind

Lösung

  • TR RESISCAN konformer Scan-Prozess
  • Einsatz von Massensignaturverfahren für qualifizierte elektronische Signaturen
  • Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
  • Intelligente Sicherheitsplattform proGOV und Module

Nutzen

  • Zeitersparnis im Scan-Prozess
  • Sicherung der Beweiskraft elektronisch gespeicherter Dokumente
  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Kosten- und Zeiteinsparung durch Integration in Fachverfahren
  • Kosteneinsparung durch papierloses Archiv
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